8 راهنمایی برای جذابیت و کارایی برنامه ریزی روزانه

اگر برنامه ریزی روزانه نداشته باشید اغلب خواهید دید روز شما به پایان رسیده است و هیچ کار مهمی انجام نداده اید؛ شما زمان کافی برای همه کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، پیدا نکرده اید و این مورد تماماً به برنامه‌ ریزی روزانه شما مربوط می شود. برنامه‌ ریزی روزانه می تواند چالش برانگیز و در عین حال مفید و سازنده باشد. ما زمانی می‌توانیم زمان خود را کنترل کنیم که برنامه‌ ریزی روزانه بهینه داشته باشیم.

چرا برنامه‌ ریزی روزانه بسیار مهم است؟

اگر می‌خواهید از زمان خود به نحو احسن استفاده، زمان خود را هوشمندانه مدیریت کرده و یک سیستم بهره وری موفق ایجاد کنید؛ در این راستا، برنامه‌ ریزی روزانه ضروری است. برنامه‌ریزی تضمین می‌کند که هیچ چیز از توجه شما عبور نمی‌کند و دائماً از اولویت‌ها و مسئولیت‌های خود آگاه هستید.

راهنمای برنامه‌ریزی روزانه در 8 مرحله آسان

برای اینکه به کار خود نظم دهید و از بیشتر ساعات روز خود به صورت بهینه استفاده کنید، بهترین کار این است که برنامه‌ ریزی روزانه و هفتگی را با هم ترکیب کنید. بنابراین می‌توانید «تصویر کلی» برنامه هفته خود را ببینید و مانند یک نقشه ذهنی به خاطر بسپارید. در ادامه با 8 مرحله برنامه‌ ریزی روزانه همراه ما باشید.

 1: روشی را برای شروع برنامه‌ ریزی انتخاب کنید

الف – روش برنامه‌ ریزی خود را انتخاب کنید: روش خود را پیدا کنید. اینکه کدام روش برنامه‌ ریزی برای شما مناسب است یا از ان لذت میبرید و می توانید بهترین استفاده از روز خود را داشته باشید، همه بستگی به خودتان دارد. این که کدام نوع برنامه‌ ریزی برای شما کارایی دارد، بستگی به این دارد که به کدام روش علاقه دارید.

ب- روش مکتوب کردن برنامه خود را انتخاب کنید:  می‌توانید روی کاغذ بنویسید یا در رایانه شخصی خود تایپ کنید یا از یک اپلیکیشن کاربردی استفاده کنید. وقتی برنامه‌ ریزی دیجیتال را انتخاب می کنید، کپی پیست کردن برنامه روز قبل به روز بعد، کار را آسان‌تر می کند. از سوی دیگر این را مدنظر داشته باشید که مطالعات نشان می دهد نوشتن با دست، در حافظه و یادگیری موثری است و نسبت به تایپ کردن، مناطق بیشتری از مغز را فعال می‌کند و همچنین نوشتن مطالب به حفظ اطلاعات نیز کمک می کند.

2: روز خود را از شب قبل برنامه‌ ریزی کنید

روز خود را از شب قبل برنامه‌ ریزی کنید. بنشینید و به اندازه‌ای که نیاز دارید وقت بگذارید و به دقت در مورد رویدادها، وظایف و فعالیت های فردا فکر کنید. اقداماتی که باید در روز بعد انجام دهید تا احساس رضایت و غرور کنید. حتماً هر روز از برنامه‌ریزی خود استفاده کنید تا به یک روتین تبدیل شود.

 3: برنامه فردا را مرور کنید

هنگامی که برنامه فردا را نوشتید، چند بار آن را مرور کنید تا مطمئن شوید چیزی را از دست نداده‌اید. حتی کوچکترین چیز ها را هم یادداشت کنید. تقویم خود را برای جلسات، سخنرانی‌ها، حتی تماس‌ های مهم، کلاس‌ها، تولدها، سالگردها، رویدادهای آینده بررسی کنید.

 4: یک فهرست از کارها بنویسید

اکنون که تصوری از اتفاقات فردا دارید، می‌توانید لیستی واقع بینانه از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید و با یک مربع کوچک جلوی هر کار، یک چک لیست ایجاد کنید. زمان آن فرا رسیده است که تمام عاداتی را که می خواهید تغییر دهید، در ردیاب عادت خود یادداشت کنید و آن را نیز به طور مرتب به روزرسانی کنید. برنامه‌ ریزی روزانه و ردیابی عادت را به صورت روتین درآورید.

از هر روز صبح 5 دقیقه زودتر بیدار شدن شروع کنید و مطالعه روزانه و شکرگزاری را به آن اضافه کنید. این عادات را از طریق چک لیست روزانه کنترل کنید تا تقویت و نهادینه شوند.

در این مرحله می توانید گروه بندی کارها را امتحان کنید. برای کارهای روزانه خود، حداقل سه گروه شخصی، تحصیلی و شغلی تعیین کنید. هر کدام از کارهای خود را در یکی از این سه گروه قرار دهید و به کاری غیر از این سه گروه شک کنید و در پذیرش آن سرسخت باشید. از این طریق می توانید خطر خروج از برنامه را کاهش دهید.

 5: لیست خود را اولویت بندی کنید

اکنون که لیست خود را دارید، به اهمیت آنها فکر کنید. فعالیت های ضروری را شناسایی کنید، وظایف خود را به گونه‌ای اولویت‌بندی کنید که مهم‌ترین و سخت‌ترین کارهایتان در ابتدا انجام شود. هر روز حداکثر ۳ تا ۵ اولویت داشته باشید تا بیش از حد به خودتان فشار نیاورید.

“اول صبح یک قورباغه زنده بخورید و مطمئن باشید که هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد”

روز خود را با یک دقیقه شکرگزاری و 15 دقیقه مدیتیشن شروع کنید. مطمئن باشید این دو مورد، سلامت روان و در نتیجه کارایی شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

6: روز جاری خود را مرور کنید و همه کارهای تکمیل شده را علامت بزنید

در طول روز جاری، مدام برنامه خود را کنترل و بازبینی کنید. کارهای تکمیل شده را که برای این روز تنظیم کرده بودید، علامت بزنید تا ظرفیت خود را ارزیابی کنید و برای روز بعد برنامه‌ ریزی بهتری داشته باشید. این کار نشان می‌دهد که در روز چند هدف و کار خوب خود را تکمیل کردید. این بازخورد برای تدوین برنامه‌ ی روزهای آتی، بسیار کاربردی است.

7: هر کار ناتمام، نه فوری و غیر مهم را جابجا کنید

در انتهای روز، با کنترل و بازبینی برنامه، می‌توانید ببینید چه کارهایی ناتمام هستند. آنها را به لیست کارهای دیگر یا لیست روزهای بعد منتقل کنید. برای تدوین برنامه روزهای بعد، شاید بتوانید هر یک از فعالیت‌هایی که اولویت پایینی دارند به روز دیگری منتقل یا آنها را حذف کنید.

 8: نسبت به برنامه‌ ریزی خود تعهد و انعطاف محدود داشته باشید.

اگر به برنامه ریزی روزانه خود متعهد باشید، احتمال اینکه به رویدادهای غیرمنتظره و غیرضروری، فعالیت‌های تصادفی که مطابق با اولویت‌های شما نیستند، «بله» بگویید، کمتر است. از طرفی در برابر تغییر انعطاف پذیر باشید. در صورت وقوع حادثه مهم یا فوری، پذیرای رویدادهای برنامه‌ ریزی نشده باشید و اگر نیاز به برنامه‌ ریزی مجدد دارید، احساس ناامیدی نکنید.

یک نباید در برنامه‌ ریزی روزانه

در زمان‌بندی زیاده‌ روی نکنید، سعی نکنید وظایف را به هر دقیقه محدود کنید. به جای برنامه‌ ریزی خیلی فشرده، به هر فعالیت، 10 تا 15 دقیقه، زمان بیشتری اختصاص دهید. برنامه‌ ریزی روزانه می تواند اضطراب و استرس ناشی از آنچه روز بعد در انتظار شما خواهد بود را تسکین دهد. برنامه‌ ریزی به شما کمک می کند تا به جای هدر دادن وقت برای کارهای بی ربط، تلاشتان را بر روی مهمترین فعالیت‌ها متمرکز کنید. این کار حس جهت‌گیری برای انجام کارها و نزدیک شدن به اهداف را فراهم می‌کند.

و در انتها:

“یا تو روز را اجرا می کنی، یا روز تو را اداره می کند”جیم ران